Když začínáte jako samostatný konzultant nebo máte menší poradenskou firmu, k řízení vztahů s klienty vám stačí obyčejný zápisník, pár barevných štítků a možná jedna nepřehledná tabulka v Excelu. S přibývajícími klienty a složitějšími projekty se ale tento model začne velmi rychle hroutit. Najednou zjistíte, že vaše podnikání neřídíte vy, ale chaos.
Nejčastější pasti neřízené komunikace
Jedna z největších chyb v konzultačním byznysu je spoléhat se na svou paměť nebo na roztříštěné poznámky. Možná sami znáte ty momenty, kdy před schůzkou horečně prohledáváte e-maily, abyste si vzpomněli na poslední domluvené detaily. Přesně z těchto situací se rodí profesionální přešlapy.
„Podívám se na to příští týden.“
„Detaily vám pošlu hned, jak budu u počítače.“
„Někde jsem si to napsal, jen to musím najít.“
„Ozveme se si později a dohodneme se.“
Na první pohled to zní jako běžná praxe. Z pohledu klienta je to ale jasný signál, že nemáte věci pod kontrolou. V konzultačním byznysu, kde je důvěra hlavním prodejním artiklem, si takové chování nemůžete dovolit. Pokud nemáte všechny informace o klientovi na jednom místě, ztrácíte drahocenný čas, který byste jinak mohli vyfakturovat.
Proč konzultant potřebuje jiné CRM než velká korporace?
Velké korporátní systémy jsou často navrženy pro stovky uživatelů, obsahují desítky modulů, schvalovacích procesů a složitých nastavení. Jako konzultant nepotřebujete analyzovat složité nákupní trychtýře nebo nastavovat komplikované hierarchie. Potřebujete rychlost, přehlednost a jednoduchost.
Kvalitní nástroj pro konzultanty se musí soustředit na tři klíčové pilíře: historii komunikace, přehledné úkoly a vazbu na konkrétní projekty. Když klient zavolá, musíte být schopni během jedné sekundy otevřít jeho kartu a vidět kompletní kontext – od posledního e-mailu přes stav otevřených úkolů až po poznámky z minulé konzultace.
Před a Po: Jak vypadá den konzultanta s moderním CRM
Představte si dva scénáře. V prvním scénáři začíná den tím, že procházíte papírový diář, hledáte úkoly v e-mailové schránce a snažíte se poskládat obraz dnešních priorit z pěti různých zdrojů. Často na něco zapomenete, reagujete na věci pozdě a večer odcházíte s pocitem vyčerpání, aniž byste věděli, zda jste se posunuli kupředu.
Ve druhém scénáři ráno otevřete systém a okamžitě vidíte čistou plochu s přehledem dnešních úkolů seřazených podle důležitosti. U každého úkolu máte přímo proklik na kartu klienta, kde jsou uloženy všechny potřebné podklady, zapsané minulé myšlenky a historie e-mailů. Všechny úkoly odbavujete systematicky a po každé schůzce si rovnou do mobilu nadiktujete nebo zapíšete rychlou poznámku, která se automaticky uloží k danému projektu.
Tři pravidla pro pořádek v projektech
Aby vaše konzultační praxe fungovala jako dobře promazaný stroj, doporučuji zavést do každodenní rutiny tato jednoduchá pravidla:
- Zápis ihned po schůzce: Nikdy neodkládejte zápis poznámek na konec dne. Co nezapíšete do deseti minut po skončení hovoru, to ztratí polovinu klíčových detailů.
- Přiřazení dalšího kroku: Každý klient na kartě musí mít definovaný další krok s termínem. Pokud u klienta nesvítí žádný naplánovaný úkol, znamená to, že na něj zapomínáte.
- Evidence času u úkolů: Zaznamenávejte si čas strávený na jednotlivých úkolech přímo v CRM. Jen tak zjistíte, kteří klienti vám přinášejí největší zisk a kteří naopak požírají váš čas neefektivně.
Pokud chcete přestat ztrácet čas administrativním chaosem a začít se naplno věnovat rozvoji svého podnikání, nejlepším krokem je vyzkoušet si nástroj navržený pro reálné potřeby menších firem a specialistů. Můžete si vytvořit bezplatný účet a vyzkoušet si Growy CRM zdarma ještě dnes.